La matriz de Eisenhower es una técnica para priorizar tareas que bien podría ser la respuesta a tus problemas de listas de pendientes sobrecargadas y a esas notificaciones de pesadilla; esta técnica de gestión orienta el proceso de priorización y planificación de tareas permitiendo así liberar tiempo y esfuerzo en aquello que no contribuye significativamente a los objetivos propuestos, tiene la finalidad de orientarnos a lo que realmente importa.
Lo importante y lo urgente en la matriz de Eisenhower
Algo es importante cuando contribuye o afecta directa y significativamente a los objetivos previamente definidos, constituyéndose en un concepto relativo y que varía en cada organización o persona según corresponda.
Algo es urgente cuando requiere atención en el más breve plazo posible. La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea, las cosas urgentes actúan sobre nosotros y por lo general son muy llamativas, nos presionan y reclaman acción.
¿Cómo utilizar la matriz, priorizando los cuadrantes?
Debemos comenzar identificando cuáles son las tareas o acciones que debemos realizar, debemos tener claro de antemano cuáles son los objetivos que nos hemos propuesto y posteriormente deberemos ubicarlos en algunos de los cuadrantes de la matriz, guiándonos por las variables de urgencia e importancia, tal como se menciona a continuación:
- Cuadrante I: La esquina superior izquierda es para tareas que son urgentes e importantes; estas se relacionan directa y significativamente con los objetivos propuestos y reclaman atención inmediata para su cumplimiento. Por lo general las actividades de este cuadrante se denominan crisis o problemas. Los administradores de crisis son personas orientadas a solucionar problemas y tienden a trabajar al borde de los plazos y bajo condiciones de estrés mayor. El estar permanentemente en este cuadrante agota y nos puede desviar de la necesaria planificación, lo que nos debe llevar a preguntarnos ¿podría haber evitado la urgencia de mis tareas con una debida planificación?
- Cuadrante II: La esquina superior derecha es para tareas que son importantes, pero no urgentes. Estas son tareas clave para alcanzar nuestros objetivos, pero, no necesariamente deben ser ejecutadas de inmediato. Para ello es importante contar con la iniciativa y planificar su ejecución, en lo posible, con fecha y hora definida. Este cuadrante es el que nos permite trabajar en forma planificada reduciendo las situaciones de estrés innecesarias.
- Cuadrante III: La esquina inferior izquierda es para tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas no son necesariamente fundamentales para alcanzar nuestros objetivos principales, pero deben ser efectuadas a la brevedad objeto no se conviertan en una interferencia futura; además, representan una excelente oportunidad para delegar y fortalecer el trabajo en equipo.
Es importante señalar que hay personas que suelen cometer el error de dedicar mucho tiempo a este cuadrante pensando que están en el cuadrante I (urgente e importante) accionando sobre las cosas urgentes, suponiendo erróneamente que tiene una importancia mayor, pero la realidad es que la urgencia de esas tareas se basa a menudo en las prioridades y expectativas de otros.
- Cuadrante IV: Finalmente, la esquina inferior derecha es para tareas que no son urgentes y no son importantes. Se debe comenzar por eliminar las tareas obsoletas. Para las tareas restantes, debemos determinar si el aplazamiento es la decisión correcta evaluando el impacto negativo y la reversibilidad de las consecuencias. También podemos explorar si algunas de estas tareas pueden ser de ejecución rápida, completándolas con un esfuerzo reducido y sin que estas interfieran considerablemente en nuestro desempeño.
Algunas recomendaciones
Para llevar a cabo la planificación y gestión de tareas en la matriz de Eisenhower, no se requieren elementos costosos o difíciles de conseguir, puede bastar una pizarra, una agenda, alguna planilla digital, etc. Sin embargo, en la actualidad es posible encontrar aplicaciones (app) para dispositivos fijos y móviles basadas en esta matriz que al ser multiplataforma hacen posible, por ejemplo, ingresar tareas desde un computador de escritorio o en un ordenador portátil y continuar trabajando en un teléfono inteligente o en una tableta y viceversa, asegurándonos que todo estará perfectamente sincronizando haciendo mucho más simple su operación y control.
Fuente: La matriz Eisenhower, una herramienta de planificación y gestión | Revista de Marina (revistamarina.cl), Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar tareas? (trello.com)
