¿Qué es la rutina de trabajo?
La rutina de trabajo es la secuencia de procedimientos y costumbres habituales, cuyo objetivo es el cumplimiento de una tarea que siempre se realiza de la misma manera, todos los días.
En este sentido, la rutina de trabajo no es solo la secuencia de la actividad en sí, sino el conjunto de métodos y técnicas que utilizan los profesionales en el cumplimiento de su función.
Cuando se ejecuta correctamente, la gestión de la rutina de trabajo evita la acumulación de servicios, así como las demoras en sus respectivos plazos. Con un cronograma en mente, es más fácil para el empleado cumplir con las metas y lograr buenos resultados.
Sin embargo, la rutina de trabajo debe revisarse de vez en cuando para que no quede obsoleta puesto que la rigidez de los procesos, siempre ejecutados de la misma manera y sin espacio para la innovación y la flexibilidad, puede cansar y terminar obstaculizando el desempeño del profesional, en lugar de ayudarlo.
Para asegurar la eficiencia en esta gestión, es necesario mapear la rutina de trabajo, evaluando las fortalezas y debilidades de la operación en su conjunto, por eso es necesario planificar los procesos de acuerdo con las mejores prácticas para la mejora del día a día, por ejemplo:
1. Integrar y estandarizar procesos
La gestión rutinaria engloba una serie de acciones que garantizan el cumplimiento del trabajo a realizar. Si cada empleado hace su parte de una manera, no hay fluidez en la operación y el desempeño se ve afectado.
En este sentido, la estandarización es vital para la agilidad y confianza en la ejecución de tareas, que comienzan a tener sentido dentro del flujo operativo.
Esto no solo ayuda a los empleados a desempeñarse individualmente, sino que también beneficia el trabajo en equipo. Después de todo, todos sabrán cómo hacer el trabajo, lo que mejora las relaciones interpersonales.
2. Definir todos los aspectos de cada tarea
Para cumplir con las rutinas, primero es necesario que el gerente defina en qué proyectos se van a trabajar: cuándo, cómo, dónde e incluso cuándo deben completarse. Por tanto, es necesario estructurar todo lo relacionado con los procesos y los medios para ejecutarlos.
Esto ayuda a evitar las demoras y los gastos generales que hemos cubierto anteriormente. Para cumplir con esta misión de la mejor manera posible, categorizar los procedimientos por grupos, de acuerdo con sus respectivas características y similitudes. Esto ayuda a definir plazos coherentes y, al mismo tiempo, a acortarlos sin perder eficacia.
Otra ventaja de esta acción es la mejora en el enfoque del equipo en proyectos que demandan mayor atención, o incluso aquellos que tienen mayor urgencia. Todo se hace de forma organizada.
3. Ver el rendimiento
Además de definir estrategias, monitorear el desempeño es esencial para la eficiencia de los proyectos una vez alineados. El seguimiento debe realizarse en tres frentes: individual, grupal y organizacional en su conjunto, en los que se evalúa el flujo de trabajo en general.
En esta práctica, el gerente necesita controlar todo lo relacionado con la ejecución de las tareas, identificar posibles incovenientes, responder a imprevistos y, no menos importante, actuar sobre la motivación del equipo. Después de todo, sin un liderazgo inspirador, la presión puede dañar el desempeño del equipo.
Para ello, es importante tener un control organizado de todo lo que sucede bajo su gestión. Esto significa recurrir a planillas, checklists, tablas y tecnologías que permitan el seguimiento gerencial de la gestión.
4. Establecer prioridades
Tan importante como la proyección de todo lo relacionado con la propia rutina de trabajo es establecer cuáles son los procesos más importantes. Es decir, aquellos que son vitales y deben tratarse en primer lugar.
Esto no siempre está claro para los gerentes, pero solo piense en las actividades críticas de la operación. Pueden definirse por la dificultad de ejecución o incluso por el tiempo limitado para su cumplimiento.
5. Saber delegar
Una falla común entre los gerentes, incluso los más experimentados, es la dificultad para distribuir las tareas de manera coherente, ya sea porque el gerente termina tratando de cumplirlas él mismo o porque las delegó en los empleados equivocados, sin tener en cuenta sus habilidades, funciones primarias, plazos requeridos, etc.
Uno de los errores fatales que cometen muchos directivos a la hora de delegar es elegir a un profesional sin las habilidades necesarias para llevar a cabo la actividad que se les asigna.
6. Defina horarios
Además de los horarios de inicio y finalización de la rutina de trabajo, así como los períodos adecuados de descanso y alimentación, es importante controlar el tiempo necesario para completar las tareas. Cuando los tiempos no están definidos, las posibilidades de retrasos son mayores.
Esto es especialmente importante en el régimen de teletrabajo, donde las actividades domésticas y los hábitos personales pueden acabar interfiriendo en el desempeño del trabajo. Se deben considerar tiempos específicos para la realización de las actividades, considerando el ritmo de trabajo saludable, con ingresos confirmados.
La práctica evita retrasos, por ejemplo, y ayuda a comprender cuánto se necesita para realizar cada actividad.
7. Automatizar procesos
¿Conoces esos pasos burocráticos y repetitivos en la rutina laboral? También se pueden optimizar cuando el gerente usa tecnología. Existen programas de software programados para esto, que ayudan a la gestión de proyectos, actúan fuertemente en la parte ejecutora, mientras que su equipo puede enfocarse en tareas más analíticas.
Esto significa elevar a su equipo a un mayor nivel de eficiencia y acercar la gestión de la rutina de trabajo al concepto de workflow. Traducido del inglés, el término se refiere al flujo de trabajo, que refleja los pasos en los que se transmiten las acciones, los documentos y los datos.
Esta función se puede utilizar en varias áreas de cualquier organización y promete traer muchos resultados a los sectores de la industria, la administración, el comercio minorista y la gestión de personas.
Para ello, las empresas utilizan un conjunto de tecnologías y herramientas que permiten coordinar las tareas rutinarias de forma más fluida, utilizando la automatización, lo que reduce el tiempo dedicado a los procesos y garantiza la asertividad y seguridad de la información. Esto ayuda a estandarizar los procesos y fortalecer las actividades clave de su empresa.
Fuente: 7 consejos para optimizar la gestión de la rutina laboral (checklistfacil.com)
