Documentar procesos mediante un manual de procedimientos en una empresa es de las mejores decisiones que se pueden tomar a nivel de gestión organizativa en cualquier negocio.
Pocas son las empresas que tienen documentado el qué se hace y cómo se hace por escrito.
Las consecuencias de no llevar un manual de procedimientos conlleva a tener un alto coste en errores sistemáticos de ejecución de procesos y mucho tiempo invertido en formación/capacitación a la hora de incorporar personal nuevo en la empresa, entre otros costes.
Qué es un manual de procedimientos de una empresa?
Se trata de un documento en el cual se describen ciertas actividades, importantes, críticas o todas aquellas actividades que considera necesarias una organización. Este manual representa la documentación de uno o varios procesos en una empresa.
Beneficios de tener un manual de procedimientos
Existes muchísimos beneficios de documentar procesos y mantener un manual de procedimientos en una empresa. Algunos de ellos son:
- Contar con un documento por escrito los como deben ejecutarse las tareas.
2. Facilitas la comunicación y la unificación de criterios
3. Se mejoran y optimizan los procesos.
4. Disminuyes los tiempos de formación/capacitación
5. Eliminas la concentración de know-how de ciertos trabajadores.
Cómo estructurar y qué documentar en el manual de procedimientos de tu empresa
Cada procedimiento puede tener los siguientes datos:
El título es lo primero que debe aparecer en el documento,
El objeto del documento lo representa su razón de ser. Es decir, el motivo por el cual se va a elaborar ese documento. Qué procesos o actividades quieres controlar?, ¿qué procesos o actividades quieres dejar por escrito?
Respecto al alcance, lo que debes de definir en este apartado son los límites de afectación del proceso o actividad que estás documentando.
Para definir bien el alcance, hazte estas preguntas:
- ¿Lo que estoy documentando afecta a toda la actividad de un departamento de la empresa?
- ¿Afecta sólo a una parte de la actividad de un departamento dentro de la empresa?
- ¿Cuáles son los límites en los que se encuadra la actividad que estoy documentando?
Así te será mucho más fácil identificar bien el alcance de cada procedimiento que estás documentando.
Personas responsables del cumplimiento del manual
Cuando redactes el manual de procedimientos, detalla quién o quiénes son los responsables de la correcta ejecución de ese proceso que está documentado.
Descripción de los Procesos y subprocesos dentro del manual
Esta la parte más importante de todo el documento. En este apartado es dónde describes el qué se hace y cómo se debe llevar a cabo el proceso que estás describiendo.
Pero quizás te estas preguntando bien, pero ¿por dónde empiezo a redactar? ¿dónde debo terminar el proceso?
Para esto debes tener claro que es un proceso, cómo se divide un proceso en subprocesos y el enfoque basado en procesos de una organización.
Aquí te dejo una serie de pasos que seguro te van a ayudar:
- Escribe en un papel qué actividad vas a dejar documentada en tu organización.
- Divide esa actividad o proceso en diferentes subprocesos (desde cómo empieza a cómo termina)
- Cada uno de esos subprocesos lo representará un epígrafe dentro de ese apartado del manual de procedimientos.
- Describe con detalle el qué se hace y cómo se debe llevar a cabo cada uno de esos subprocesos. No describas lo idílico, lo que se debería hacer y que sabes que no se va a hacer, describe el cómo se hace a día de hoy en tu organización.
- No olvides detallar los registros de control y las instrucciones de trabajo que estén asociadas a ese proceso y sirvan para dejar evidencias escrita de esos subprocesos que así lo requieran.
Control de cambios y revisiones del manual de procedimientos
Todo manual de procedimientos debe disponer de un control de cambios y revisiones.
¿Cuándo de describió el documento?, ¿cuándo se editó por última vez?, ¿cuáles fueron los últimos cambios efectuados al documento?
Esto debes de reflejarlo en un cajetín o tabla para dejar constancia de las revisiones del documento, quién los ha modificado y quién los ha aprobado. Esto que parece que no es transcendente sí lo es y muchísimo, para evitar errores y fallos en las empresas por estar trabajando con ediciones obsoletas de documentos.
FUENTE: https://iveconsultores.com/manual-de-procedimientos-en-una-empresa/
