Desde que inició la obligatoriedad del uso de facturación electrónica para empresas de distintos sectores incluyendo a los profesionales independientes, es recomendable crear un plan de facturación, que puede ser tu aliado a la hora de implementar su uso. Este plan puede desarrollarse a través de las herramientas o soluciones que cada proveedor ofrece, pero también es importante implementar ciertos marcos de trabajo que faciliten y agilicen todos los procesos.
Es por esto que te compartimos 5 consejos que le podrán ayudar a mejorar sus procesos de generación, envío y cobro de facturas electrónicas.
1. Capacitación. El primer paso que se debe realizar antes de iniciar el proceso de facturar de forma electrónica es capacitarse en el uso del programa. El no hacerlo puede dar paso a errores que más adelante pueden complicarte la emisión y cobro de las facturas. Es importante identificar las necesidades tecnológicas de la empresa para poder elegir el sistema que mejor se adapte a tus necesidades.
2. Crea una factura eficaz. Asegurarse de que las facturas de la empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe adeudado, el número de orden de compra, el nombre y domicilio del cliente, y el nombre, domicilio y número de identificación de la empresa. Además es importante incluir el nombre y teléfono de una persona de la empresa que se pueda contactar en caso de ser necesario. Al enviar las facturas, es recomendable incluir una cláusula que le indique al cliente que se comunique con usted en caso de tener algún inconveniente con los servicios de la empresa, al igual que una declaración clara respecto de los pagos atrasados.
3. Envía las facturas sin demora. Cuanto más rápido envíes las facturas, menos se demorarán los pagos. Algunas empresas pequeñas envían sus facturas en forma mensual, lo que no es recomendable, ya que puede demorar algunas cuentas por cobrar durante dos o tres semanas. En lugar de ello, trata de enviar las facturas después de transcurridos uno o dos días de la entrega del producto o de la finalización de un proyecto.
4. Envía la factura a la persona indicada. Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el pago en 30 ó 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Habla directamente con el cliente y pregúntele a quién se debe enviar la factura. Si la persona que recibe la factura no es la que trata habitualmente con usted, llámala por teléfono para presentarse antes de enviar la factura. Si envía la factura al departamento contable del cliente, envía copia también a tu cliente y haz un seguimiento con una llamada telefónica.
5. Seguimiento. Es fácil que la persona encargada de llevar los libros deje de lado una factura si no se hace una llamada telefónica de seguimiento para verificar el estado de la factura. Una confirmación rápida puede hacerle saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, comunícate nuevamente con la persona encargada de llevar los libros para verificar la fecha de pago, y realiza un seguimiento semanal hasta que se efectúe el pago.
FUENTE: ekaenlinea.com/5-consejos-para-facturar-electronicamente-de-forma-eficiente
